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承認フローについて Web Meister 製品マニュアル

承認フローとは、作成したページのレビューなどの承認プロセスを自動化することで、組織におけるWebサイト構築の役割と責任を明確化することが可能になります。承認フローは、各ディレクトリおよびページごとに設定することが可能で最大3次承認まで複数人設定することが可能です。また、承認の申請や承諾、却下の確認はメールにて送信されます。

7.1 承認フローのユーザーについて

承認フローのユーザーは、ページ作成者とページ承認者に大別されます。それぞれの役割は以下の通りとなります。

  • ページ作成者ページの作成、編集を行い、承認を申請行うユーザーを指します。
  • ページ承認者(1次承認者・2次承認者・3次承認者)ページ作成者から承認申請が出され、それを承認するユーザーを指します。『Web Meister』は、段階的に承認を設定することができ、3次承認まで設定することができます。例えば、3次承認まで設定されている場合は、3次承認者が最終承認者となります。

7.2 メールによる確認

承認フロー設定に応じて各ステークホルダーへ確認のためのメールが送信されます。

承認申請メール ページ作成者または最終編集者が承認申請をした場合、一次承認者へメールを送信。差出人 ページ作成者または最終編集者
件名 [****:000***] 1次承認依頼
○次承認メール ページ承認者が承認した場合に次の段階の承認者へメールを送信。
and承認の場合は、その段階の全ての承認者が承認したタイミングでメールを送信。
or承認の場合は、その段階のいずれかの承認者が承認したタイミングでメールを送信。
差出人 ページ作成者または最終編集者
件名 [****:000***] ○次承認依頼
○次却下メール 承認者が却下した場合に、ページ作成者または最終編集者へメールを送信。
差出人 却下したページ承認者
件名 [****:000***] ○次承認却下
公開予約メール 最終承認者が承認した場合に、ページ作成者または最終編集者および、その承認フロー内の全ての承認者へメールを送信。
差出人 最終承認者
件名 [****:000***] 公開予約
アラートメール 公開日時が迫った場合に、予め指定したユーザーへ確認のメールを送信。
差出人 ????
件名 [****:000***] 未公開アラート

7.3 承認申請をする

ページの編集および新規作成を行ったあとに、コンテンツ編集画面上のカレンダーアイコンをクリック、または、ファイル編集エリアの右クリックメニューから「公開期間・承認設定」を選択することで公開期間・承認設定画面が別画面で表示されます。公開開始日と引継ぎ内容を記入して、「承認申請」ボタンをクリックすると

公開開始日 公開開始日時を設定する。公開開始時間は、公開するためのファイルをパブリッシュ始める時間を指す。
公開終了日 公開終了日時を設定する。公開終了時間は、非公開するためにファイルをパブリッシュ(削除)始める時間を指す。公開終了日時は設定しないことも可能。
ステータス 現在の公開ステータスを表示する。
非公開にする 公開スタータスが公開中の時アクティブになり、新たに設定した公開開始日時に非公開のパブリッシュ(削除)が始まる。
即時公開 公開スタータスが編集中の時アクティブになり、ボタンをクリックした日時にファイルのパブリッシュが始まる。
承認状態 現状の承認フローが表示される。
引継ぎ内容:プルダウンメニュー 「緊急」「高」「中」「低」から緊急度を選択する。
引継ぎ内容:テキストボックス 具体的な引継ぎや指示する内容がある場合に記入する。
承認申請 ページ作成者が承認者に承認申請を行う。
却下 承認者が承認の却下を行う。
閉じる 内容は保存されず画面を閉じる。

7.4 承認をする

承認者には承認メールが送られます。承認メールにしたがって承認画面へログインし、具体的な引継ぎ内容がある場合は引継ぎ内容を記載して「承認」を選択します。

テストページ 承認対象ページのプレビューログイン画面のURL
承認設定 承認設定画面のURL
発信日時 メール発信日時
発信者 一次承認メールの場合はページ作成者または最終編集者、二次承認以降の場合は前段階の承認者
承認状態 一次承認から三次承認までのステータス
緊急度 「低」「中」「高」「緊急」の4段階で表示
ページタイトル 承認対象ページのページタイトル
内容 メール発信者からの引継ぎ内容

7.5 承認を却下する

承認者には承認メールが送られます。承認メールにしたがって承認画面へログインし、「引継ぎ内容」欄に却下理由を記入して「却下」を選択します。

7.6 承認フローを設定する

メニューTOPから「承認フローを設定する」をクリックすると、承認フローの管理方法を設定することができます。「新規作成」ボタンをクリックすると新規に承認フローが設定できます。項目を選択し、「編集」ボタンをクリックすると既存の承認フローの編集が行えます。承認フローを削除する際も編集と同じ手順で行えます。

新規作成 承認フローを新規に作成する。
編集 既存の承認フローを編集する。
削除 既存の承認フローを削除する。
承認フロー項目表示 現状設定されている承認フローを表示する。
アラートメール設定 公開日時が迫った場合に、予め指定したユーザーへ確認のメールを送信する
閉じる 画面を閉じる

7.6.1 承認フローを新規作成する

「新規作成」をクリックして新たに承認フロー作成を行います。

and承認 その段階における全承認者の承認が必要。
or承認 その段階におけるいずれか一人の承認が必要。
承認フローを優先する 承認者がページを作成または編集した場合でも、承認は一次承認から順に開始され、作成または編集した承認者も承認する必要があります。
承認権限を優先する 承認者がページを作成または編集した場合は、ページ作成または編集と同時に承認者がもつ承認権限で承認を行います。

7.7 アラートメール設定

公開期日が迫った場合にWebチーフ管理者へ承認を促すメールを送信します。

公開アラートメールの設定 アラートメールを送るかどうかを設定。送る場合は公開予定時間の何分前に送信するかを設定する
公開予定時間 公開設定されている時間の何分前までに公開予約されていないとアラートメールを配信するか、分数を設定します。Max:120分

7.8 承認状態を確認する

公開ステータスが「承認中」のページの公開期間・承認設定画面を開き、「承認状態」タブをクリックすると現状の承認フローステータスの確認ができます。また、「9 作業進行を確認する」で条件を設定して検索し結果項目をクリックすると、承認状態画面が別画面で表示されます。

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